pencatatan dan pelaporan perbekalan farmasi

Pencatatan dan Pelaporan

Kegiatan pencatatan dan pelaporan perbekalan farmasi yang dilakukan:

1.        Membukukan keluar masuknya perbekalan farmasi dalam kartu induk, kartu stok gudang, buku harian barang inventaris dan barang habis pakai, serta buku penerimaan dan pengeluaran barang inventaris dan barang habis pakai.

2.        Menggunakan dokumen sumber yang sah, yaitu surat pemesanan, surat perintah kerja atau kontrak, faktur pembelian atau penjualan dan bukti barang keluar.

Tujuan dilakukannya pencatatan adalah untuk menjamin agar barang-barang yang ada dalam persediaan digunakan secara efisien sesuai dengan kebutuhan sehingga tidak terjadi kekurangan maupun penumpukan. Pengerjaan pencatatan yang secara teratur dan terus menerus bertujuan untuk meningkatkan pengawasan terhadap alur masuk dan keluar barang demi menghindari kebocoran dan kesalahan dalam penyaluran.

Kegiatan pencatatan yang dilakukan secara teratur dan berkesinambungan diharapkan dapat meningkatkan pengawasan terhadap alur masuk dan keluar barang, sehingga dapat menghindari kebocoran dan kesalahan dalam penyaluran, selain itu juga dapat digunakan sebagai bahan evaluasi, apakah perbekalan farmasi yang ada dalam persediaan telah sesuai dengan kebutuhan secara proporsional dan tidak terjadi penumpukan. Hasil dari pencatatan digunakan sebagai dokumentasi dan menjadi sumber dalam melakukan pelaporan.

Pelaporan jumlah perbekalan farmasi, laporan penggunaan psikotropik dan narkotik dilakukan secara berkala setiap bulan. Laporan stock opname, evaluasi perencanaan dan penerimaan serta evaluasi permintaan dan penerimaan dilakukan setiap triwulan. Parameter yang digunakan untuk evaluasi pencatatan dan pelaporan perbekalan farmasi adalah evaluasi waktu (tanggal usulan, tanggal surat perintah kerja), evaluasi jumlah (rencana anggaran belanja, surat perjanjian jual beli) dan evaluasi harga satuan dan evaluasi merk.