PENGENDALIAN DAN PENGHAPUSAN DI GUDANG FARMASI

Pengendalian dan Penghapusan

Sebagai wujud pengendalian, UPPFI juga melakukan kegiatan stock opname setiap 6 bulan sekali seraca serentak dengan UPF lainnya. Stock opname dilakukan dengan mencocokkan antara jumlah obat yang tertulis dikartu stok dengan barang yang ada. Pencatatan dikartu stok dilakukan setiap kali ada transaksi penerimaan dan pengeluaran obat dan alkes. Wujud pengendalian lainnya, yaitu menghimbau dokter untuk mematuhi dan meresepkan obat-obat sesuai formularium sehingga dapat diminimalisir adanya obat-obat yang mengendap (zero moving) dan akhirnya kadaluarsa di UPPFI.

Penghapusan item obat yang telah rusak atau kadaluarsa pada UPPFI  yang menggunakan dana BLUD harus diminimalisir. Sehingga perencanaan yang matang sangat diperlukan selain untuk mencegah stock out (kekosongan stok).

Evaluasi ketersediaan obat dilakukan dengan cara melakukan kegiatan stok opname setiap 6 bulan sekali, melakukan analisa terhadap penyebab ketidaktersediaan beberapa obat tertentu, serta mencari solusi untuk mencegah terjadinya ketidaktersediaan obat. Evaluasi ketersediaan ini juga dapat dilakukan setiap ada permintaan dari UPF, apabila ada permintaan namun stok kosong maka dapat dicatat, dilakukan analisa penyebab kekosongan, kemudian dicari solusi agar tidak terjadi kekosongan kembali, misalkan dengan melakukan pemesanan cito dan atau melakukan perbaikan terhadap perencanaan. Untuk pengendalian obat expired, dilakukan pencatatan tanggal kadaluarsa obat saat entry data penerimaan barang. Pemesanan barang pun lebih dipilih kepada distributor yang mana memiliki layanan purna jual yang lebih bagus dibanding dengan sub distributor. Pada obat-obat yang akan kadaluarsa sebelum jatuh tempo (biasanya 3 bulan sebelum kadaluarsa) dapat dikembalikan pada distributor untuk mendapatkan barang baru dengan tanggal kadaluarsa yang lebih lama. Untuk evaluasi penggunaan obat, dilakukan analisa ABC untuk mengetahui yang obat mana yang termasuk dalam kategori fast moving, slow moving, atau dead moving yang nantinya dapat diusulkan pada panitia penyusun formularium untuk dilakukan revisi.