perencanaan anggaran dan pengadaan perbekalan farmasi

Perencanaan Anggaran

Anggaran pengadaan perbekalan farmasi standar di Rumah sakit berasal dari pendapatan fungsional Rumah Sakit. Anggaran disusun berdasarkan kebutuhan tahunan Instalasi/Unit Kerja yang dikonversi dalam satuan biaya. Unit Perencanaan dan Penyimpanan Perbekalan Farmasi Standar (UPPFS) membuat perencanaan tahunan tentang jumlah kebutuhan dan perkiraan anggaran dalam Rencana Bisnis Anggaran (RBA) yang diajukan ke Bagian Perencanaan dan Program RS dengan persetujuan Kepala Instalasi Farmasi Rumah sakit. RBA dikonversi menjadi DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran) yang selanjutnya disebut DPA tentatif dan diajukan ke Biro Keuangan Provinsi untuk dikoreksi. Setelah DPA direvisi menjadi DPA definitif kemudian diajukan oleh Sekdaprov ke pembahasan tingkat DPRD. Persetujuan DPA definitif tersebut kemudian menjadi DPA-BLUD yang menjadi dasar penentuan anggaran dalam pengadaan perbekalan kefarmasian standar di Rumah Sakit.                                                    

Perencanaan Pengadaan

Perencanaan pengadaan meliputi kegiatan untuk menentukan jenis perbekalan farmasi dan jumlah yang diperlukan untuk periode pengadaan yang akan datang. Tujuan dari perencanaan untuk menghindari keterlambatan penyediaan barang, kekosongan dan kekurangan barang yang menjadi kebutuhan masing-masing ruangan, dan perbekalan farmasi yang menumpuk di gudang dapat dihindari.

Perencanaan untuk periode yang akan datang dilakukan oleh Unit Penyimpanan Perbekalan Farmasi Standar (UPPFS) didasarkan pada data penggunaan periode sebelumnya dengan menggunakan metode konsumsi riil. Selain itu, perencanaan pengadaan memperhatikan faktor jumlah kebutuhan, stok, buffer, plafon anggaran, waktu penerimaan, dan tingkat kebutuhan. Pedoman dalam membuat perencanaan adalah Formularium Rumah Sakit, Dokumen Medik, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas (emergency kit, obat lokal dan general anestesi, obat antiseptik dan desinfektan, obat umum dan pelengkap, alkes umum dan pembedahan, bahan laboratorium dan reagen, bahan radiodiagnostik atau radioisotop, gas medik), siklus penyakit, data penggunaan periode lalu, rencana pengembangan, persediaan barang di gudang, usulan dari masing-masing unit dengan memperhatikan prioritas sasaran pelayanan (antara lain IRD, GBPT, Instalasi Sterilisasi dan Binatu, Patologi Klinik, Patologi Anatomi, Mikrobiologi Klinik, dan Radiologi).

Pengadaan perbekalan farmasi meliputi obat yaitu obat lokal dan general anestesia, antiseptik dan desinfektan, obat strategic dan emergency, serta obat umum dan pelengkap, alat kesehatan meliputi alat kesehatan umum untuk keperluan operasi dan alat kesehatan keperluan pembedahan, X-ray film, reagen, dan gas medik. Tahapan dalam melakukan pengadaan yaitu: DPA yang telah disetujui dijadikan RAB (Rencana Anggaran Belanja) oleh UPPFS kemudian dikirim ke PPTK (Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan) Bidang Penunjang Medik untuk diteruskan ke unit layanan pengadaan atau pejabat pengadaan, yang kemudian memproses pengadaan sampai keluarnya SP. Jenis pengadaan yang dilakukan oleh UPPFS yaitu:

1.        Pengadaan rutin

RAB dibuat pada minggu I dan III setiap bulannya.

2.        Pengadaan CITO

Pengadaan CITO diklasifikasikan berdasarkan 3 hal, yaitu:

a.       Waktu pengadaan (di dalam jam dinas dan di luar jam dinas)

b.      Pihak penyedia barang (distributor dan RS lain/apotek)

c.       Waktu pembayaran (pembayaran langsung dan pembayaran terjadwal)

Prosedur pengadaan dengan jumlah <100 juta rupiah dilakukan oleh pejabat pengadaan, sedangkan prosedur pengadaan dengan jumlah >100 juta rupiah dilakukan oleh panitia pengadaan.